«Мы успеем за месяц» – фраза, после которой координаторы массажируют виски. На свадьбе на 100 гостей чеклист по месяцам – единственный способ не покупать платье и не бронировать тамаду в одну неделю.
Перенеси в Google Таблицы или Excel: колонки «срок / задача / ответственный / статус». Раз в неделю смотрите только строки «просрочено» – не весь файл.
12–9 месяцев до
Бюджет с цифрами, не «примерно».
Черновик списка гостей: A (обязательно), B (желательно), C (если бюджет).
Формат: ЗАГС, выезд, банкет, количество локаций.
Короткий список площадок – 3–5 вариантов, даты просмотра.
8–6 месяцев
Депозит площадки и дата в календаре.
Фотограф, видеограф – договор и стиль съёмки.
Кейтеринг или меню площадки – дегустация.
Ведущий – совместимость с парой лично, не по ленте в соцсетях.
5–3 месяца
Декор, флорист, технический райдер.
Приглашения: электронные плюс бумага для старших родственников.
Рассадка v1 в таблице.
Тайминг v1 в PDF для подрядчиков.
2–1 месяц
Финальный RSVP и число гостей для кухни.
Репетиция с ведущим и координатором.
Запасной сценарий: дождь, задержка, слабый интернет.
Гостевые фото – за три недели: ссылка, QR, кто напоминает в программе. «Соберём потом» = половина кадров потеряна.
Резерв 10% в смете – строка в Excel, не «найдём ещё».
Чеклист
| Этап | Задача | Комментарий |
|---|---|---|
| −12 мес | Бюджет и формат | пара |
| −9 мес | Бронь площадки, депозит | пара |
| −8 мес | Фотограф + договор | пара |
| −6 мес | Ведущий, пробная встреча | пара |
| −3 мес | Рассадка v1, тайминг v1 | координатор |
| −3 нед | QR гостевых фото протестирован | координатор |
| −1 нед | Финальный бриф подрядчикам | координатор |
| день X | Один часовщик с PDF тайминга | координатор |
Частые вопросы
Нужен ли отдельный блок про гостевые фото?
Да, в −3 недели: ссылка, QR, напоминание в программе.
Excel или Notion?
Что пара реально откроет. Главное – одна версия правды.
Итог
Один файл, помесячные дедлайны, один ответственный за статус «готово».
Полезно почитать
Коротко
Коротко: один Excel, помесячные дедлайны, QR гостевых фото за три недели до даты.