Первый митап команды на 100 человек: регистрация вручную заняла 40 минут, первый доклад сдвинули на полчаса. План митапа на 100 человек с нуля — это не «найдём зал и позовём спикеров». Это регистрация, зоны, тайминг и имена ответственных до того, как откроются двери.
Сотый гость — порог, когда без онлайн-записи и двух стоек на входе начинается хаос.
Четыре блока плана
Площадка — 100 посадочных мест плюс зона кофе, не «влезем как получится». Уточни вместимость у администратора: seated, с проходами для официантов.
Регистрация — QR на подтверждение + две стойки с бейджами (имя, компания). Список галочек в блокноте на 100 человек не работает.
Программа — четыре доклада по 30 минут, два перерыва по 15 минут с опросом или вопросами. Полный обед без слота в тайминге съест вечер.
Команда — один организатор владеет таймингом. Техник, модератор, человек на входе — имена в чате до 17:00.
Календарь: от −8 недель до дня икс
−8 недель — дата, тема, бюджет, CFP или список спикеров.
−6 недель — площадка забронирована, депозит.
−4 недели — открыта регистрация, анонс в каналах.
−2 недели — бейджи, техрайдер спикерам, рассадка / зоны.
−1 неделя — бриф спикерам и техникам, модератор перерывов.
−1 день — проверка звука, Wi‑Fi (пароль на A4 у стойки), тест HDMI.
День икс — регистрация с 17:30, первый доклад в 18:00, финал около 21:00.
+72 часа — одно письмо участникам: слайды, запись, дата следующего митапа.
День митапа по часам
17:30 — две стойки регистрации, не одна у кофе (очередь перекрывает поток).
18:00 — первый доклад. Модератор: «Вопросы в конце, микрофон у прохода».
18:40 — перерыв с якорем: опрос на экране или стойка вопросов, не пустой кофе-брейк.
19:00 — второй доклад. Спикер опоздал — укороченный слот, не сдвиг всего вечера на 40 минут.
21:00 — финал, благодарность спикерам, QR с формой из трёх вопросов.
Бейдж «спикер» другого цвета — проще найти человека за кулисами за пять минут до выхода.
После митапа
Разбор с командой: где провисал звук, когда люди уходили, что повторить.
Спонсорам — короткий отчёт по охвату, если обещали. Это аргумент для следующего партнёрства.
Длинную анкету на 20 вопросов не заполнят даже лояльные. Три вопроса: что забрали, что улучшить, придёте ли снова.
Чеклист
| Этап | Задача | Комментарий |
|---|---|---|
| −8 нед | Дата + CFP или список спикеров | организатор |
| −6 нед | Площадка забронирована | организатор |
| −4 нед | Регистрация online открыта | организатор |
| −2 нед | Рассадка / зоны | организатор |
| −1 нед | Бриф спикерам и техникам | организатор |
| день X | Регистрация за 45 мин до старта | волонтёры |
Частые вопросы
Нужны ли два потока докладов?
На первый митап на 100 — нет. Один зал, один поток, четыре сильных доклада лучше шести слабых.
Сколько волонтёров на входе?
Минимум четверо: две стойки × два человека со сменой. Плюс один координатор регистрации.
Что если пришло 120?
Стоячие места и live-трансляция в соседнюю комнату — plan B в сценарии, не импровизация в 17:45.
Итог
Один владелец тайминга, регистрация online, перерывы с программой. Сотый гость лечится процессом, не героизмом у двери.
Полезно почитать
Коротко
Коротко: план митапа на 100 с нуля — регистрация online, две стойки, тайминг с якорями в перерывах, имена ролей в чате команды.