HR отправил приглашение, а политика компании про алкоголь не согласована с юристами. Подготовка корпоратива для HR – чтобы вечер не стал кейсом для отдела комплаенса.
До приглашения
Бюджет и согласование руководства.
Политика алкоголя и поведения – письменно.
Формат: офис, аренда зала или выезд.
Страхование и ответственность площадки.
Что в приглашении
Три абзаца, не письмо на две страницы: дата, дресс-код, парковка, правила фото.
Строка про съёмку для внутреннего канала – без согласия кадры не публикуешь.
Имена координатора у входа, связного и ведущего – не «спросите у HR».
После корпоратива
Анонимная форма обратной связи на следующий день.
«Как вам?» у микрофона при начальстве – бесполезно.
Финальное число гостей для кейтеринга – за 72 часа. Разница в пятнадцать человек на двухстах – это порции и столы.
Награждение – порядок в таблице, репетиция фамилий за день до. Ошибка на сцене запоминается дольше кейтеринга.
Бюджет держится на трёх статьях: еда, программа, техника. Режь декор и «звёздного» ведущего раньше, чем звук и время на ужин.
Чеклист
| Этап | Задача | Комментарий |
|---|---|---|
| −8 нед | Согласование бюджета | HR |
| −6 нед | Площадка и договор | HR |
| −4 нед | Приглашение и регистрация | HR |
| −2 нед | Бриф ведущего и кодекс | HR |
| −1 нед | Запасной сценарий и контакты | HR |
Частые вопросы
Кто владеет сценарием?
HR – владелец тайминга. Ведущий – голос в зале.
Нужен ли план B?
Три карточки: спикер не приехал, задержка еды, пропал звук.
Итог
Бюджет, алкоголь, кодекс – до приглашения. Обратная связь – анонимно, на следующий день.
Полезно почитать
Коротко
Коротко: HR закрывает бюджет, алкоголь и приглашение до рассылки. Координатор, связной и ведущий – с именами.